Já parou para pensar que muitas vezes não sabemos gerenciar o nosso tempo para determinadas situações? Quando deixamos de atingir alguma meta, atrasamos a entrega de um projeto ou até mesmo naquele momento em que achamos que poderíamos ter feito uma série de coisas e na verdade não fizemos nada, TUDO ISSO é consequência de uma má gestão do tempo.
O fato é que quando deixamos de realizar nossas atividades, perdemos o foco e não nos tornamos mais tão produtivos e eficientes. Com isso, as chances de tudo ir por água abaixo são enormes. Portanto, todo cuidado é pouco!
Para que você não passe por este tipo de problema e tenha um total controle sobre o seu tempo, tanto dentro da empresa como na vida pessoal, siga algumas das técnicas que apresentaremos abaixo. Temos certeza que elas farão toda a diferença pra você!
7 técnicas para gestão de tempo
1 – Planejar
A primeira técnica para gestão de tempo e aumentar a produtividade é o que chamamos de planejamento.
Basicamente, tudo na vida exige um planejamento, concorda? Isto porque sem ele nós nos sentimos perdidos, sem rumo, o que faz com que as tarefas fiquem todas em desordem.
Para que o seu tempo possa ter mais utilidade, é preciso planejar:
- Faça uma lista, por exemplo, de tudo aquilo que você precisa realizar no dia. *Se possível, escreva esta lista, seja em um papel, bloco de notas e etc.*
- Estabeleça prioridades. *O que é preciso ser feito antes e o que pode ser feito sem tanta urgência?*
- Defina períodos para que as atividades sejam finalizadas. *Quanto tempo, em média, você gastará para cada coisa?*
Tudo isso ajudará você a criar uma ordem cronológica na sua mente, facilitando este processo de organização e de entendimento do seu tempo para tudo na vida.
2 – Agendar
Quando não estamos gerenciando bem o nosso tempo, não encontramos espaço para realizar nossas tarefas, certo? Por isso, o agendamento se torna essencial.
Se você tiver 5 assuntos para tratar no dia, por exemplo, e não quiser cuidar de todos eles de uma só vez. Divida-os em horários pré-determinados. Caso precise fazer reuniões, procure agendá-las com o tempo necessário de distanciamento entre cada uma.
Pode parecer besteira, mas o simples fato de agendar suas reuniões, metas, atividades e projetos já fará com que você gerencie melhor o seu tempo para cada coisa e, como consequência, claro, seja muito mais produtivo!
3 – Gestão de tempo: Escolher
Será que tudo o que você precisa fazer é MESMO NECESSÁRIO?
Quantas vezes colocamos propósitos que não tem absolutamente nada a ver com a nossa fase de vida e acabamos saindo totalmente do foco? Pois bem. Analise com cautela se todas as suas tarefas são indispensáveis. Com toda a certeza, você conseguirá escolher atividades – eliminando as que não forem úteis – e ter mais tempo para o que realmente importa.
4 – Delegar
Esta é uma técnica de gestão de tempo está mais voltada aos gestores ou as pessoas que possuem um certo cargo de liderança. Delegar os afazeres, ou seja, distribuí-los, pode ser uma ótima maneira de gerenciar melhor o seu tempo.
Às vezes, nos sentimos na obrigação de querer “abraçar o mundo”, e, com isso, as responsabilidades e pressão acabam sendo enormes. No entanto, se houver pessoas que possam ajudar você e até mesmo tirar este peso das suas costas, por que não contar com este auxílio?
Sempre que tentamos fazer mais do que o que nos é suportado, acabamos deixando de realizar as coisas com qualidade. O que não é nenhum pouco vantajoso. Por isso, abra mão de alguns projetos, delegue-os a uma segunda ou terceira pessoa e garanta que terá todo o tempo necessário para fazer tudo e com o máximo de empenho possível!
5 – Executar
Ok, você já identificou tudo o que precisa ser organizado, fez um planejamento completo, tirou as atividades desnecessárias, delegou o que podia ser feito por terceiros e agendou todas as reuniões. Chegou a hora de executar, colocar a mão na massa.
Não adianta protelar. O que estava atrasado precisa ficar em ordem o quanto antes, certo? Então, esta é a hora!
Faça tudo com cautela, sem desespero e muito menos sentimento de culpa. Se você se organizar da forma que estamos abordando neste artigo, muito provavelmente não terá dificuldades em ficar com o trabalho em dia!
6 – Pausar
Quando nos encontramos com assuntos/metas pendentes, a tendência é que bata o famoso “desespero”. Mas, isso não adianta de nada, pelo contrário, só atrapalha.
Não queria fazer tudo em um dia só, sem ter ao menos um respiro para colocar a mente no lugar. Portanto, faça pausas rápidas, mas que possam dar a você um descanso em um momento de mais pressão e cansaço físico.
7 – Gestão de Tempo: Otimize
Otimizar o tempo é algo imprescindível para quem busca gerenciá-lo bem!
Sabe quando você tem 2 assuntos para tratar e eles podem ser abordados em uma única reunião, ao invés de duas? Isto já é uma otimização de tempo. Ou então quando você está tirando dúvidas de um projeto via e-mail, mas pode acelerar isso ainda mais em uma call de 10 minutos. Este também é um caso de otimização de tempo.
Se você conseguir unir assuntos, agilizar apresentações, ser mais ágil em reuniões e etc, não hesite em fazer isso! Tudo fará a diferença no final do dia, mesmo que pareçam poucos minutos. Pode apostar.
Pronto, agora você já sabe como fazer uma gestão do tempo perfeita! Se quiser alguma ajuda quanto a isso, sugerimos que entre em contato conosco. Nós da INCO temos um time de especialistas que fará com que você tire todas as suas dúvidas sobre este assunto.
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